業務活用

AIで業務効率化する方法始め方・向いている業務・注意点

生成AIで業務を効率化するには、時間のかかる定型的な文章・整理・要約の業務から小さく始めるのが現実的です。向いている業務・向かない業務、始め方の手順、効果の測り方、情報漏洩や誤りへの注意点を整理します。

公的機関・公式資料などの一次情報と照合して作成しています。このサイトについて

AIで業務効率化する方法とは

生成AIを業務効率化に使うとは、時間のかかる作業の一部をAIに手伝わせることです。すべての業務を自動化するのではなく、文章の下書き・要約・整理・翻訳など、向いている部分から小さく始めるのが現実的です（生成AIでできること・できないこと・業務自動化の考え方参照）。AIの出力は必ず人が確認します。

ルールが決まっている定型作業はRPAなど他の手段が向く場合もあります（AIとRPA参照）。

順番	内容
1	時間がかかっている業務を書き出す（週に何時間か）
2	AIが手伝えそうな業務を1〜2つ選ぶ
3	ルールを決める（入力してよい情報・確認方法）（チームで使うルール作り参照）
4	小さく試す（1人・1業務・数週間）
5	効果を測る（時間・品質）
6	うまくいった使い方を共有する（プロンプトテンプレートの作り方参照）
7	対象を少しずつ広げる

いきなり全社で始めるより、小さく試してから広げるほうが失敗しにくいです。

確認・修正にかかる時間も含めて比べることが大切です。出力をそのまま使えない場面も多いためです。

業務	AIの使い方の例
メール作成	要点を箇条書きで伝え、下書きを作らせる（メール作成での活用参照）
会議後の整理	メモから議事録の案を作る
資料作成	構成案・見出し・要約（スライド・資料作成参照）
調べもの	論点の整理・用語の説明（調べものでの使い方参照）
問い合わせ対応	回答案の作成（カスタマーサポートでの活用参照）

注意点	内容
情報漏洩	個人情報・機密情報を入力しない（機密情報の扱い・個人情報と生成AI参照）
誤りの混入	事実・数字・固有名詞は必ず確認（ハルシネーション・AI出力のチェック方法参照）
著作権	生成物の利用に注意（AIと著作権（日本）参照）
ルール	会社の方針・利用規約に従う（利用規約の確認ポイント参照）
依存	自分の判断力を保つ

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を行っています。入力する情報に注意します。

Q. どの業務から始めればよいですか？
A. 時間がかかり、文章・整理が中心の業務が向いています。

Q. 効率化の効果は、どのくらいですか？
A. 業務・使い方で大きく変わります。自分の業務で測ります。

Q. 社内で使うルールは必要ですか？
A. 必要です。入力してよい情報と確認方法を決めます。

AIによる効率化は、「AIに任せる」より「AIと分担する」と考えるとうまくいきやすいと考えます。下書きと整理はAIに、判断と最終確認は人に割り振ることで、品質を保ちながら時間を減らせます。

本記事は一般的な情報の提供を目的としています。AIのサービス・機能・料金・仕様は頻繁に更新されるため、最新の内容は各社の公式ドキュメントでご確認ください。「筆者の見解」は一つの考え方です。